利用者、事業所の管理資料を完璧に管理する方法 〜検と済の使い方〜
「よっしゃ契約書完璧っと!」「個別支援計画書 完璧っと!」
・・・・・数年後、実施指導が来るという事で書類の確認をすると・・・・・
あれ?印鑑が抜けてる。。。。
ここに署名がない。。。。
割印がない。。。。
緊急連絡先が抜けている。。。。
個別支援計画の有効期間がズレている。。。。
ちょっと待ってどの書類チェックしたっけ。。。。。ガーーーン(T_T)
経験者は語る。。。はい私の事です。
そんな経験者として皆様方に提案があります。
先ず用意して欲しい物があります。
お近くのホームセンターにレッツゴー
いろいろなハンコがあります。
そこで済、検、写のハンコを買いました。
何に使うかというと、捺印漏れが無く契約書に関わる書類や個別支援計画などに捺印します。直接捺印はしないで下さいね。
こうやって契約書や個別支援計画などに付箋(ふせん)をつけてチェックした日にちを記入しておけば大丈夫でしょう。
【検 (チェックしました)】
・付箋の検
契約書、重要事項説明書、個人情報使用同意書、個別支援計画書
・ダイレクトで検を捺印
相談受付表、アセスメント、ケース会議議事録、モニタリング、契約内容報告書、サービス提供記録票、終結理由書※1は付箋を使わず「検」をダイレクトに捺印して日にちを記入しています。
※1終結理由とは、、、、利用者さんが契約(サービスの提供)を終了した理由を書いて残しておきます。日々の支援日誌の最後の日に書くのも良し、事業所オリジナルで作成するのも良し、とにかく終結理由書は利用者さんのファイルの一番上もしくは一番下に挟んでいて下さいね。
・利用者の契約(サービス提供)が終了したらファイルの表紙に捺印しています。
【済 (提出しました)】
・契約内容報告書など市区町村に提出した書類をダイレクトで捺印しています。
【写 (コピーしました)】
・受給者証のコピー、代理受領、請求書、領収書、障害者手帳などコピーした時に捺印して、いつコピーしたのかの日にちを記入しています。
あくまでも私が勝手におこなっている事務作業です。
何回もチェックしたくないのでこうやっています。
コーナンやビバホームなどたくさんのハンコがあります。
使い方は事業所それぞれです。
ミスなく書類を管理していく一つの方法を紹介しました^^
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